Tài sản sở hữu trí tuệ nên được quản lý giống như cách một công ty quản lý tất cả các tài sản khác của mình. Vì bản chất vô hình của tài sản sở hữu trí tuệ nên nó thường bị bỏ qua. Bài viết này sẽ xác định một số vấn đề và thực tiễn mà qua đó giúp việc quản lí tài sản sở hữu trí tuệ của công ty hiệu quả hơn cũng như xác định được tài sản sở hữu trí tuệ có thể được tạo ra trong tương lai.
Đối tượng tạo ra tài sản sở hữu trí tuệ
Bất kỳ ai trong một tổ chức đều có thể tạo được tài sản sở hữu trí tuệ như kỹ sư, nhà quản lý, kỹ thuật viên, nhà khoa học, nghệ sĩ đồ họa, nhân viên tiếp thị, nhà thiết kế web, v.v. Các bên thứ ba cũng có thể tạo ra được tài sản sở hữu trí tuệ, ví dụ: khi một công ty ký hợp đồng với một người hoặc tổ chức khác để thực hiện một số công việc cho họ.
Tài sản sở hữu trí tuệ được tạo ra khi nào?
Dưới đây là một câu hỏi hữu ích khi tạo ra tài sản trí tuệ mới:
- Sản phẩm hoặc dịch vụ mới có sử dụng tên hoặc thương hiệu mới không?
- Có sử dụng logo và bao bì mới không?
- Có sử dụng nền tảng trực tuyến mới (trang web, trang truyền thông xã hội) không?
- Các vấn đề còn tồn tại có được giải quyết không?
- Các báo cáo, danh sách kiểm tra hoặc các tài liệu tóm tắt khác có đầy đủ không?
- Nguồn kinh phí có được sử dụng vào nghiên cứu và các thử nghiệm hay không? Các đối tượng như sản phẩm, quy trình, phương thức kinh doanh… có được cải tiến không?
- Đây có phải những thứ đang được phát triển hoặc tạo ra cho doanh nghiệp, nhưng có thể sẽ bị người khác sao chép hoặc sẽ tạo ra tiền hay sẽ tiết kiệm được tiền không?
Tài sản sở hữu trí tuệ được tạo ra sẽ có giá trị nếu công ty có câu trả lời hợp lý cho một trong số những câu hỏi trên.
Các bước cần thực hiện để bảo hộ tài sản sở hữu trí tuệ
- Lưu trữ nội dung các buổi thảo luận về tên sản phẩm và dịch vụ cũng như việc thiết kế logo mới.
- Sử dụng các công cụ lưu trữ có hiệu quả các sáng chế như tài liệu báo cáo công bố Sáng chế và hoặc sổ ghi chép những hoạt động trong phòng thí nghiệm.
- Thường xuyên kiểm tra bất kỳ hồ sơ nào về các sáng chế và thực hiện các bước phù hợp để bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ.
- Giải quyết các vấn đề về tài sản sở hữu trí tuệ tại các cuộc họp, cụ thể là các cuộc họp về nghiên cứu thị trường, cuộc họp dự án, cuộc họp tiếp thị, cuộc họp hội đồng quản trị, các cuộc họp chiến lược và phát triển kinh doanh.
- Thường xuyên liên lạc với các chuyên gia về tài sản sở hữu trí tuệ.
Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Xem xét chính sách quản lý tài sản sở hữu trí tuệ để hỗ trợ công ty xác định, quản lý và bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ một cách nhất quán.
Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ hợp lý như sau:
- Có hệ thống lưu trữ thư từ và tài liệu.
- Giữ một mục riêng cho các đơn đăng ký quyền sở hữu trí tuệ.
- Giữ một cơ sở dữ liệu cho các tài sản sở hữu trí tuệ hoặc đơn đăng ký.
- Không công bố thông tin khi chưa biết việc đó có đảm bảo an toàn hay không, việc công bố thông tin sớm có thể hạn chế khả năng được cấp bằng sáng chế hoặc bảo hộ chính thức sau này.
- Lưu trữ hồ sơ về các ấn phẩm và việc công khai thông tin.
- Lưu trữ hồ sơ tất cả các thỏa thuận với bên thứ ba.
- Giữ an toàn các tài liệu bí mật và đánh dấu chúng là ‘BẢO MẬT’.
- Đảm bảo rằng quyền sở hữu và sử dụng tài sản sở hữu trí tuệ được đề cập đến trong tất cả các thỏa thuận với bên thứ ba.
- Giữ cẩn thận các hợp đồng lao động về quyền sở hữu tài sản sở hữu trí tuệ và xử lý chính xác thông tin bí mật và độc quyền.
Sử dụng biểu tượng thích hợp:
- Bản quyền © với năm đăng ký bản quyền tài liệu.
- ® hoặc ™ để xác định các nhãn hiệu thương mại đã được đăng ký hay chưa được đăng ký. Thường xuyên kiểm tra danh mục tài sản sở hữu trí tuệ có phù hợp với các nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp không?
Xác định được toàn cảnh tài sản sở hữu trí tuệ
Việc hiểu những gì đang xảy ra trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng. Điều này giúp xác định nhu cầu của khách hàng và hành động của đối thủ cạnh tranh. Hơn nữa, việc này cũng cho phép công ty xác định rõ hơn loại tài sản sở hữu trí tuệ nào đang được họ tạo ra. Từ đó, giảm nguy cơ vi phạm luật SHTT, cũng như nắm bắt các cơ hội li-xăng (cấp phép) nhãn hiệu và công nghệ. Điều này cũng giúp xác định được bên thứ ba có hành vi vi phạm tài sản trí tuệ. Kiến thức về toàn cảnh tài sản sở hữu trí tuệ có thể được nâng cao bằng cách thường xuyên đọc các tài liệu về thương mại và khoa học, tham dự hội nghị hoặc tham vấn với đồng nghiệp. Ngoài ra cũng có thể nâng cao kiến thức thông qua việc sử dụng các cơ sở dữ liệu miễn phí có sẵn trên Internet.
Phát triển văn hóa sở hữu trí tuệ tại nơi làm việc
- Văn hóa tài sản sở hữu trí tuệ tích cực tại nơi làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho các vấn đề quản lý tài sản sở hữu trí tuệ.
- Tích cực cung cấp tài liệu và đào tạo để nâng cao nhận thức cho nhân viên.
- Bổ nhiệm người chuyên để giải quyết các vấn đề về tài sản sở hữu trí tuệ.
- Thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên ở nơi làm việc bằng cách khuyến khích và khen thưởng.
Những rủi ro của việc quản lý tài sản sở hữu trí tuệ kém
- Lãng phí tiền bạc và công sức vì quyền của bên thứ ba có thể hạn chế việc sử dụng các sản phẩm đã được sản xuất.
- Lãng phí các cơ hội khi công ty không có khả năng ngăn chặn đối thủ cạnh tranh tạo ra thu nhập từ bản quyền.
- Tài sản sở hữu trí tuệ có thể bị các cựu nhân viên hoặc nhà thầu chiếm đoạt và sử dụng.
- Công ty có thể bị phá sản bởi vụ kiện vi phạm quyền SHTT.
Những câu hỏi quan trọng về nhãn hiệu
- Công ty đã hoặc sẽ có những nhãn hiệu nào?
- Hiện giờ, công ty đang sử dụng các nhãn hiệu này trong lĩnh vực nào và trong tương lai sẽ sử dụng trong lĩnh vực nào?
- Công ty có thể sử dụng các nhãn hiệu đó như thế nào?
- Những nhãn hiệu đó có thể được đăng kí khi công ty sử dụng hay không?
- Ngân sách cho nhãn hiệu của công ty là bao nhiêu?
