Chiến lược sở hữu trí tuệ (IP) là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp mọi quy mô. Những chiến lược này chỉ rõ cách một công ty sẽ mua, bảo vệ, sử dụng, duy trì và thực thi các quyền IP và liên quan của mình. Chúng phù hợp với các mục tiêu của công ty và chỉ rõ các hành động pháp lý cần thiết cho các tài sản IP của nó. Phát triển một chiến lược IP cho phép một doanh nghiệp bảo vệ, thương mại hóa và thực thi quyền IP của mình, giành lợi thế cạnh tranh và tối đa hóa lợi ích kinh tế trong khi đảm bảo sự tồn tại và phát triển dài hạn.
Tầm quan trọng của một chiến lược IP mạnh mẽ để giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tối đa hóa khả năng bảo hộ và lợi nhuận là một khía cạnh quan trọng đối với mọi thương hiệu. Một chiến lược IP hiệu quả nên xem xét đến các đối thủ và phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty.
Về việc ai nên phát triển chiến lược IP, ban đầu, nhiệm vụ này rơi vào vai trò của những người sáng lập doanh nghiệp để hình thành chiến lược dựa trên tầm nhìn và lộ trình phát triển ban đầu của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với các startup với nguồn vốn và nhân sự hạn chế.
Trong nhiều trường hợp, các startup thiếu nhân viên cố định cho việc bảo vệ IP, vì vậy các quản lý dự án, nhân viên hành chính hoặc các cơ quan dịch vụ IP bên ngoài có thể xử lý các trách nhiệm này như một công việc đi kèm công việc chính của họ. Đương nhiên, người sáng lập vẫn phải chịu trách nhiệm chính cho việc đưa ra quyết định cuối cùng về IP cũng như các lĩnh vực khác trong nội bộ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, thương hiệu cần xem xét tuyển dụng nhân sự toàn thời gian cho quản lý IP khi doanh nghiệp đạt được quy mô nhất định.
Thời gian chính thức sẽ phụ thuộc vào khả năng và tốc độ doanh nghiệp mở rộng nhưng thông thường, khi công ty có hơn 20 nhân viên, đó là lúc cần xem xét thuê một nguồn tài nguyên bên ngoài cho các vấn đề pháp lý hoặc thiết lập bộ phận IP riêng cho doanh nghiệp (đối với các doanh nghiệp cần phải hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo và có nhiều tài sản IP cần được bảo vệ).
Thời gian có thể thay đổi nhưng nói chung, càng nhanh chóng thiết lập bộ phận chuyên trách về IP, thì càng tốt cho sự tiến bộ dài hạn của công ty.
Khi ý tưởng về việc thiết lập một loại bảo hộ đã được thành lập, các doanh nghiệp nên xem xét một phương pháp tích hợp hơn liên quan đến nhiều bộ phận trong tổ chức.
Một chuyên gia từng nói: “Quản lý IP yêu cầu tích hợp quy trình pháp lý với chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Điều này không còn chỉ là trách nhiệm của các bộ phận pháp lý mà còn là một khía cạnh quan trọng của quản lý.”
IP không chỉ là vấn đề của các bộ phận pháp lý trong công ty mà còn liên quan đến nhiều bộ phận khác, như bộ phận bán hàng, tiếp thị, quản lý, v.v. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp nên ít nhất hiểu được một cách cơ bản, một ý tưởng ngắn gọn về cách công ty đang bảo vệ tài sản IP của họ cũng như những tài sản mà họ có.
Việc không đưa mọi người vào hoặc gán quá nhiều trách nhiệm cho một bộ phận thường dẫn đến một chiến lược được công thức hóa hoặc triển khai không tốt.
Tiến bộ IP
Để phát triển, các doanh nghiệp nên tích hợp phản hồi từ nhân viên ở ‘tiền tuyến’, như các nhóm bán hàng tiếp xúc với khách hàng và đội ngũ vận hành, quản lý công ty, vì họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc vào các đổi mới bổ sung hữu ích cho phát triển kinh doanh, có thể dẫn đến các ý tưởng hoặc thực chất hóa thành tài sản mới.
Việc phát triển một chiến lược IP đòi hỏi sự hiểu biết kỹ lưỡng về hướng đi, mục tiêu và môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Ngoài các tài sản IP hiện tại và tiềm năng, các yếu tố như quy mô và loại doanh nghiệp, tầm nhìn và mục tiêu, ngành kinh doanh, bối cảnh IP cụ thể của ngành, vùng địa lý và nguồn lực tài chính và nhân sự phải được xem xét.
Không có một cách tiếp cận phổ quát nào để tạo ra một chiến lược IP, vì mỗi doanh nghiệp là duy nhất. Tuy nhiên, những người được giao trách nhiệm này thường thực hiện các bước sau:
- Thực hiện các thỏa thuận bảo mật nội dung (NDAs) như một phần của chiến lược, đặc biệt là trong giai đoạn ban đầu khi đang tuyển dụng nhân sự.
- Phân tích môi trường kinh doanh bên ngoài, bao gồm các cảnh quan pháp lý và kinh tế, và thu thập thông tin về các hoạt động của đối thủ cạnh tranh trực tiếp hoặc gián tiếp trong việc tạo ra và bảo hộ tài sản IP của họ.
Một khi các tài sản IP đã được xác định, việc xem xét lại hệ thống quản lý IP hiện tại, tinh chỉnh cấu trúc tổ chức, xác định trách nhiệm quản lý, thiết lập giao thức quản lý IP nội bộ, phân tích khả năng tạo ra IP của doanh nghiệp, và phát triển hướng dẫn về IP, cùng với việc đánh giá khả năng xây dựng và quảng bá thương hiệu.
Tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của quyền IP của doanh nghiệp cần được xác định, xem xét các mục tiêu phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên loại, số lượng và chất lượng quyền IP.
Việc đánh giá danh mục IP để tìm cơ hội cấp phép cũng là yếu tố quan trọng. Các thỏa thuận cấp phép có thể bao gồm các tài sản IP khác nhau, như thương hiệu, tác phẩm được bảo vệ bản quyền, bí mật thương mại, bằng sáng chế và mô hình tiện ích.
Khi các tài sản được bảo vệ tốt, các doanh nghiệp nên xem xét việc sử dụng các tài sản IP của mình thông qua hình thức nhượng quyền.
Một số khía cạnh khác bao gồm:
- Phối hợp và giao tiếp giữa các bên liên quan là quan trọng để phát triển một kế hoạch chiến lược IP hiệu quả. Đặt mục tiêu rõ ràng cho chiến lược IP, đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể là quan trọng nhất cho sự phát triển kinh doanh.
- Phân bổ tài nguyên và quản lý quy trình thực hiện chiến lược IP là những yếu tố quan trọng. Một chiến lược IP mạnh mẽ và hiệu quả nên phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Quan trọng là nhận ra rằng các chiến lược IP cần liên tục phát triển và đòi hỏi xem xét định kỳ để vẫn có thể đáp ứng với những điều kiện thay đổi. So sánh việc triển khai chiến lược với mục tiêu dự kiến, điều chỉnh triển khai chiến lược dựa trên phản hồi và thực hiện các biện pháp sửa đổi cần thiết là yếu tố tiên quyết cho mọi doanh nghiệp mạnh mẽ.
Một cuộc rà soát, đánh giá hàng năm hoặc hai năm một lần là khả thi. Đối với các startup có sự phát triển mạnh mẽ ở giai đoạn đầu, nên thực hiện xem xét hàng quý. Ngoài ra, đảm bảo tính bền vững và trách nhiệm xã hội trong việc sử dụng nguồn lực IP cũng là điều quan trọng.
Đối với các startup, mặc dù có hạn chế về tài nguyên, việc thiết lập một chiến lược IP là rất quan trọng. Các doanh nghiệp không nên quá tập trung vào hoạt động kinh doanh mà bỏ qua việc hoạch định chiến lược IP hiệu quả.
Nếu không có một cơ chế IP chắc chắn, tất cả các thành tựu của doanh nghiệp có thể biến mất chỉ trong thời gian ngắn với đơn kiện của một bên thứ ba hoặc mô hình tạo ra sản phẩm của họ bị triển khai áp dụng tràn lan trên thị trường, làm mất đi thế độc quyền,…
